メールの設定をする際に、メールクライアントには、署名として、あらかじめ設定しておいた特定の文字列を自動的に挿入する機能が備わっていますよね。
普段の自分のプライベートのメールだとあまりこだわりなく、思うままに作成しているのですが、他の人に、
「どうやって設定するのが失礼がないのでしょうか？」
と問い合わせを受けると、
あらためて
「メールの署名のマナーとはなんぞや」
ということになってしまったりします。
で、ビジネス用の署名に関して言えば、私は、２通りのパターンを使用しています。
１つは、初めてメールを交換する人（アドレス帳に登録されていないのでそれでわかる）には、
名刺に記載している内容をすべて網羅した長々とした署名をつけており、
２度目以降にメールを送信する人には、メールを読んで、折り返しの連絡等の利便を考えて、
名前、メールアドレス、電話
だけを記載しています。
情報量を少なくする理由は、メールのデータのサイズを押さえることと、メールの本文の割合を多くすることで、密度の濃い情報にする、ということです。最近はブロードバンドなどで通信にかかる時間やコストはあまり気にならなくなりましたが、ケータイへ転送したり、スマホで見たりするとなるとやはり余計な署名は不要です。（Gmailなどは自動的に非表示にしてくれますのでなおさら無駄感が）
同様の理由で、本文と署名との区切りの記号は「--」（ハイフン2個＋改行）だけにしています。
記号文字を駆使して可愛らしい飾り罫などを使ってたり、長々と企業理念とか書かれている方がいますが、何度も同じ内容でいただくといい加減煩わしくなってきます。ので不要です。「初めて用」だけにしておきましょう。それか、メールを受け取る度に変わる程度に頻繁に更新するのなら多少はメッセージ性が出てくるでしょうが、そうしたらもはや署名ではないはずです。
会社名を記載しないのは、メールアドレスに会社名の独自ドメインを使用しているので、ドメインでわかるだろう、ということです。（お一人で仕事をしているなどで、必要性を感じないまま一般的なプロバイダのアドレスで仕事されている方は、この機会に独自ドメインのメールへの切り替えを検討されることをお薦めします。独自ドメインはビジネスツールです。あなたが必要性を感じなくても、取引相手からすればワンランクダウンの印象があります。１人でも独自ドメインのメールアドレスです。あとは、ホームページからの問い合わせ用と仕事のやりとり用に分けたりとかアリですよね）
また、ホームページのアドレスを記載しないのは、営業職ではないので、会社のサイトにメールの署名からアクセスしてもらう必要がないことと、自社のサイトの運営スタイルが、自分の運営しているサイトのようにアップトゥデートな更新内容や、取扱商品やサービスについて、メールでの問い合わせ以上の情報量があるわけでもないからです。（この辺はホームページの作り方に飛び火するので割愛）
FAX番号を記載しないのは、わざわざメールで連絡しているのに返信をFAXでいただく必要はないと考えるからです。メールなら、会社にいなくてもケータイに転送できますが、FAXは会社にいる他の社員に見てもらうしかありません。というか、返信はFAXでいただきたくないのが本音ですよね。
また、来訪していただく場合や、郵便物、宅急便を送っていただく場合に、住所を調べ直す手間を軽減するために、そういうことを依頼するメールの署名は、２度目以降のメールであっても、あえて名刺に記載されている全ての情報が揃った「初めて用」に切り替えています。
さて、「教えてグーグル先生」のコーナーです。
ビジネスで用いる署名には、社名や部署名、会社住所、電話やFAX番号まで明記しましょう。ビジネスにおける連絡手段はｅメールだけではありません。受け手がｅメール以外の手段であなたに連絡できるように、住所や電話番号といった情報も必要です。
署名を忘れずに - ｅメールマナー講座 - いきいき いんたーねっと
人によって様々ですが、署名に書くのは、次のような内容です。
1. 名前
2. メールアドレス
3. （もっている人は）ホームページのURL
メール講座（楽しさ向上委員会） - AzbyClub 使いこなし : 富士通
お名前・メールアドレス・URLのみのバージョンは普段使いの署名として。 加えて住所や電話・FAX・携帯番号が入った詳しいバージョンは 実際のお仕事のやり取り用として
WAHM NET ビジネスメールのマナー 応募編 Part1
だいたい同様の意見のようです。
ちょっと毛色の変わったところでは、
大抵のメーラーではメールの差出人は表示されるようになっていますので、無意味です。バイト数の無駄なのです。
メール・マナー嘘八百-中級編
ですね。シンプル派とも言うのでしょうか？
ただし、Outlook Expressの場合は、送信者のメールアドレスを確認するのは、パソコン初心者の方にはちょっと酷ですし、内容がよくわからないときに、折り返しの電話をするために、電話帳をひっくり返していただいたり、名刺を探していただく必要があります。面倒なので後回しにされてそのまま忘れられたら本末転倒ですので、「バイト数の無駄」どころか、相手の労力削減に役立つレベルならば、大歓迎すべきなのではないでしょうか。